장부가 정리되지 않는다면 — 장부 복원의 필요성

2026.08.11

장부가 정리되지 않는다면 — 장부 복원과 재기장

이 글의 핵심 요약

장부가 엉키면 가장 먼저 새는 것은 세금이 아니라 영업입니다. 받을 돈을 청구하지 못하고, 줄 돈을 두 번 지급합니다.
적격증빙 없이 나간 대금은 갈 곳이 없어 가지급금으로 남고, 회수되지 않으면 대표이사 상여로 처분됩니다.
장부가 정리되지 않으면, 세무조사·재무실사·회계감사시에 대응할 자료가 없습니다. 기한 안에 답하지 못한 것은 불리한 쪽으로 확정됩니다.
해결은 재기장으로 거래처별 잔액을 확정하는 데서 시작합니다. 다시 엉키지 않으려면 적격증빙 수취가 회계팀만의 일이 아니어야 합니다.

1. 이런 상황입니다

F&B 사업을 운영하는 김 대표는 최근 3년간 빠르게 성장했습니다. 그런데 장부가 그 속도를 따라오지 못했습니다.

가장 곤란한 것은 받을 돈과 줄 돈입니다. 외상매출금이 거래처별로 정리되어 있지 않아 세금계산서를 청구하지 못하고 넘어간 건이 있습니다. 외상매입금도 마찬가지여서 같은 대금을 두 번 지급한 적이 있습니다.

그리고 지분 매각을 위한 재무실사가 예정되어 있습니다. 제출할 장부가 없습니다. 장부가 정리되지 않았다는 이유로 회사의 가치가 낮게 평가될 것을 염려하고 있습니다.

2. 장부가 정리되지 않으면 어떤 문제가 있습니까

김 대표의 사례에는 세 가지 문제가 함께 들어 있습니다.

No	문제	내용
1	영업 리스크	거래처별 잔액이 확정되지 않아 청구하지 못한 매출이 생기고, 같은 대금을 두 번 지급합니다
2	가지급금 리스크	적격증빙 없이 나간 대금이 가지급금으로 쌓이고, 회수되지 않으면 대표이사 상여로 처분됩니다
3	외부 대응 불가	세무조사·재무실사·회계감사에서 소명하지 못합니다

첫째는 이미 발생한 손실입니다. 회사의 채권 채무 관리가 제대로 되지 않으면, 회사의 현금흐름에 나쁜 영향을 미칩니다.

둘째는 조용히 쌓입니다. 회사에서 돈은 나갔는데 비용으로 처리할 근거가 없으면 그 돈은 장부에서 갈 곳이 없습니다. 그래서 가지급금으로 남습니다. 형식은 "대표에게 빌려준 돈"이지만 실제로는 설명되지 않는 지출이 누적된 것입니다.

가지급금 2억원이 정리되지 않고 남아 있는 경우입니다.

언제	무엇이
매년	인정이자 2억 × 4.6% = 920만원이 익금에 산입됩니다. 받은 돈이 없어도 법인세는 늘어납니다
차입금이 있으면	그에 상당하는 지급이자가 손금에서 부인됩니다
특수관계가 소멸할 때	미회수 잔액 2억원 전액이 대표이사 상여로 처분됩니다

앞의 둘은 매년 나가는 비용이지만, 대표자 상여는 일시에 청구됩니다. 대표가 퇴직하거나 지분을 정리하는 시점에 회사 장부의 숫자가 대표 개인의 근로소득으로 바뀝니다.

셋째는 갑자기 옵니다. 조사는 통지로 오고, 실사는 딜 일정을 따르고, 감사는 대상이 되는 순간 시작됩니다. 셋 다 일정을 회사가 정하지 못하고, 기한 안에 답하지 못한 것은 "모른다"로 남는 것이 아니라 불리한 쪽으로 계산되어 확정됩니다.

사업 초기에는 성장이 우선입니다. 다만 정비를 미루면 세 가지가 동시에 커집니다.

3. 어떻게 해결하나요

세 단계입니다.

첫째, 사업 개시 시점부터 재기장하여 거래처별 잔액을 확정합니다. 여기가 출발점입니다. 받을 돈과 줄 돈이 거래처 단위로 확정되어야 나머지가 진행됩니다.

둘째, 확정된 숫자가 기존 신고와 다르면 조치를 정합니다. 세액이 늘어나는 방향이면 수정신고, 줄어드는 방향이면 경정청구, 신고하지 않은 기간이 있으면 기한후신고입니다. 다만 계정 분류만 잘못되어 세액에 영향이 없는 것도 있습니다.

셋째, 끝까지 출처가 확인되지 않는 지출과 입금을 가지급금·가수금으로 집계하고 처리 방향을 정합니다. 규모를 먼저 확정한 뒤에 급여·배당·자산 정리 등 가능한 경로를 검토합니다.

이 작업은 사업 초기 거래부터 되짚어 가야 하므로 외부 전문 인력이 수행하는 것이 일반적입니다.

4. 재기장 후에 다시 엉키지 않으려면

정리는 한 번이면 되지만, 같은 상태로 돌아가는 회사가 많습니다. 세 가지가 필요합니다.

적격증빙을 반드시 수취합니다

적격증빙은 네 가지입니다.

세금계산서
계산서
신용카드 매출전표 (체크카드·법인카드 포함)
지출증빙용 현금영수증

건당 3만원을 초과하는 지출에 이 넷 중 하나가 없으면 비용 인정이 어렵고, 인정되더라도 지출액의 2%가 증빙불비가산세로 붙습니다. 간이영수증, 거래명세서, 입금확인증, 계좌이체 내역은 적격증빙이 아닙니다.

증빙에 오류가 없어야 합니다

증빙이 아예 없는 경우만 문제가 되는 것이 아닙니다. 증빙이 있어도 오류가 있으면 같은 결과가 됩니다.

공급받는 자가 법인이 아니라 대표 개인 명의로 발급된 세금계산서
작성일자가 실제 공급시기와 다른 세금계산서
폐업자에게서 받은 세금계산서
법인카드가 아니라 대표 개인카드로 결제하고 정산 근거를 남기지 않은 지출

전사적인 지원이 필요합니다

이것은 회계팀의 업무가 아닙니다. 증빙을 받아 오는 사람은 영업팀과 구매팀이기 때문입니다.

마감 기한을 정해 그 안에 적격증빙을 수취하도록 하고, 기한을 넘긴 건은 지급을 보류하는 것만으로도 상당 부분 해결됩니다.

5. 언제 해야 하는가

미루면 해야할 일이 늘어납니다. 잘못된 잔액이 계속 이월되면서 파급 범위가 커지고, 원천 자료는 시간이 갈수록 확보가 어려워지며, 가지급금은 매년 불어납니다.

특히 아래에 해당하면 미룰 수 없습니다.

투자 유치나 재무실사가 12개월 안에 예정되어 있다
외부감사 대상에 근접하고 있다
세무서로부터 해명자료 제출 안내를 받았다
대표가 재무제표의 주요 계정 잔액을 설명하지 못한다
대표의 퇴직, 지분 매각, 경영권 이전이 검토되고 있다

마지막 항목이 가장 급합니다. 특수관계가 소멸하는 시점에 미회수 가지급금의 처리가 확정되므로, 그 전에 정리하는 것과 그 뒤에 대응하는 것은 결과가 완전히 다릅니다.

자주 묻는 질문

Q. 적격증빙이 없으면 무조건 비용 인정이 안 되나요?

증빙이 없어도 지출 사실이 객관적으로 확인되면 비용으로 인정되는 경우가 있습니다. 다만 그 경우에도 지출액의 2%가 증빙불비가산세로 붙고, 지출의 성격과 상대방을 설명하지 못하면 인정 자체가 어려워집니다. 계좌이체 내역만으로는 "돈이 나갔다"는 사실까지만 증명됩니다.

Q. 가지급금을 대표가 상환하면 문제가 해결되나요?

실제로 회수하면 상여처분 문제는 해소됩니다. 다만 이미 익금산입된 인정이자와 부인된 지급이자는 되돌아오지 않습니다. 그리고 대표가 개인 자금으로 갚으려면 그 자금의 출처도 설명되어야 합니다. 회수만이 방법은 아니므로, 규모를 파악한 뒤 급여·배당·자산 정리 등 가능한 경로를 함께 검토하는 편이 낫습니다.

Q. 실사 일정이 잡히고 나서 정리하면 늦나요?

늦습니다. 실사는 36개월 월별 자료를 요구하는데, 그 기간에 소급해서 자료를 만드는 것이 불가능빈다. 자료 제출이 늦어지는 것 자체가 협상에서 불리하게 작동합니다.

결론

장부가 정리되지 않으면 영업손실이 발생합니다. 받을 돈을 청구하지 못하고, 줄 돈을 두 번 지급합니다.
적격증빙 없이 나간 돈은 가지급금으로 남고, 회수되지 않으면 대표이사 상여로 처분됩니다.
해결은 재기장으로 거래처별 잔액을 확정하는 것이고, 재발 방지는 적격증빙 수취를 전사 업무로 만드는 것입니다.

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저자 소개

이범기 회계사 — 삼일회계법인(PwC) 감사본부, 하나증권 IPO팀을 거쳐 현재 선영회계법인에서 스타트업 전문 브랜드 Zero to One TAX를 이끌고 있습니다.
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